কত ঘন ঘন এক্সেল অটোসেভ করে?

বেশিরভাগ লোকের মতো, আপনি সম্ভবত স্কুল বা কাজের প্রকল্পের মতো গুরুতর কাজগুলির জন্য এক্সেল ব্যবহার করেন। সুতরাং, আপনি যে ফাইলগুলিতে কাজ করছেন তা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। যদি কিছু ভুল হয়ে যায়, যেমন পাওয়ার কাটা, বা আপনি ঘটনাক্রমে নথিটি বন্ধ করে দেন, আতঙ্কিত হওয়ার কোনও কারণ নেই।

Office 365-এ AutoSave বিকল্প রয়েছে, যা প্রতি কয়েক সেকেন্ডে আপনার এক্সেল, ওয়ার্ড এবং পাওয়ারপয়েন্ট ফাইল সংরক্ষণ করে। Office 2016 এবং স্যুটের পুরানো সংস্করণে AutoRecover বিকল্প রয়েছে, যা আপনাকে সঠিকভাবে সংরক্ষিত না হওয়া ফাইলগুলি পুনরুদ্ধার করতে দেয়৷

পড়ুন এবং Excel AutoSave এবং AutoRecover বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে আরও জানুন।

এক্সেল অটো সেভ

আপনি অফিস 365-এ সদস্যতা নিলে, আপনার অফিস ফাইলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অটোসেভ বিকল্পের সাথে সংরক্ষিত হবে। এই বিকল্পটি ডিফল্টরূপে চালু থাকে এবং আপনি এটিকে আপনার এক্সেল উইন্ডোর উপরের বাম কোণে দেখতে পাবেন। AutoSave ফাইলগুলিকে সরাসরি আপনার OneDrive Microsoft ক্লাউড অ্যাকাউন্টে বা SharePoint Online এ সংরক্ষণ করবে।

আপনি স্লাইডার সরানোর মাধ্যমে এই বিকল্পটি টগল করতে পারেন। অটোসেভ আইকন ধূসর হলে, আপনার ফাইলগুলি সম্ভবত ক্লাউড ব্যতীত অন্য কোনও স্থানে সংরক্ষণ করা হয় (যেমন আপনার কম্পিউটার বা সার্ভারে একটি স্থানীয় ফোল্ডার)৷

সাধারণত, আপনি অটোসেভ বিকল্পটি সর্বদা সক্রিয় করতে চান কারণ আপনি কখনই এটির প্রয়োজন হবে তা জানেন না। আপনি বিদ্যুতের ঘাটতি বা ভুল করে এক্সেল বন্ধ করার মতো পরিস্থিতির জন্য পরিকল্পনা করতে পারবেন না।

আপনি যদি ভাবছেন কত ঘন ঘন এক্সেল অটোসেভ করে, ডিফল্ট সময় প্রতি দশ মিনিটে হয়। আপনি এই সেটিংটি পরিবর্তন করতে পারেন, যদিও প্রক্রিয়াটি স্বতঃপুনরুদ্ধার বিভাগের পরে ব্যাখ্যা করা হবে যেহেতু Office 365 এবং পুরানো সংস্করণগুলির পাথগুলি একই।

অটোসেভ সমস্যা

যদিও অটোসেভ বৈশিষ্ট্যটি সর্বদা খুব দরকারী, কিছু ব্যবহারকারীর অভিযোগে একটি সমস্যা রয়েছে। যখন আপনি Save As ব্যবহার করে একটি ফাইল সংরক্ষণ করার চেষ্টা করেন এবং AutoSave অপশনটি সক্ষম করেন তখন সমস্যা দেখা দেয়।

Save As কমান্ড ব্যবহার করার আগে আপনি যে পরিবর্তনগুলি করেন তা আসল ফাইলটি আপডেট করবে, এমনকি যদি আপনি এটি না চান। আপনি যদি Save As বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করেন এবং নতুন ফাইলটির নাম মূলের থেকে ভিন্ন কিছু রাখেন, তাহলে এটি সমস্যা এবং বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে।

লোকেরা এই সম্পর্কে অভিযোগ করেছিল এবং মাইক্রোসফ্ট শুনেছিল। এক্সেল সহ অফিস 365 প্রোগ্রামগুলিতে, মাইক্রোসফ্ট একটি নতুন সেভ এ কপি বৈশিষ্ট্য চালু করেছে। এই বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে অটোসেভের সাথে ভুলগুলি এড়াতে সহায়তা করে। এখন ফাইলগুলি মূলে কোনো পরিবর্তন না করেই আপনার ইচ্ছামত ঠিক সেভ করা যাবে।

এক্সেল অটো রিকভার

অফিসের আগের কিস্তিতে অটোসেভ একটা জিনিস ছিল না। এক্সেল 2016 এবং পূর্ববর্তী সংস্করণগুলির পরিবর্তে অটোরিকভার বিকল্প রয়েছে। এই বৈশিষ্ট্যটি অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতির বিরুদ্ধে সুরক্ষা হিসাবেও কাজ করে যা আপনার ফাইলগুলি মুছে ফেলতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, যখন এক্সেল বিদ্যুতের ঘাটতির কারণে ক্র্যাশ হয়, পরের বার আপনি এটি খুললে আপনি একটি ডকুমেন্ট রিকভারি উইন্ডো দেখতে পাবেন। তারপরে আপনি ফাইলটি পুনরুদ্ধার করতে বা বাতিল করতে পারেন৷ আপনি ফাইলটির সঠিক তারিখ এবং সময় দেখতে পাবেন, যাতে আপনি ঠিক কোন ফাইলটি তা নির্ধারণ করতে পারেন।

আপনি যদি একাধিক ফাইল হারিয়ে ফেলেন, সেগুলি সবই প্রদর্শিত হবে৷ এছাড়াও আপনি তাদের যেকোনো একটিতে ক্লিক করতে পারেন এবং সেগুলি রাখবেন কিনা তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে তাদের পূর্বরূপ দেখতে পারেন৷ পরামর্শের একটি শব্দ, পুনরুদ্ধারের সময়টি দশ মিনিটের ডিফল্ট সময়ে রাখুন বা এটি আরও ছোট করুন।

কিভাবে AutoSave এবং AutoRecover টাইমার পরিবর্তন করবেন

যেকোনো মুহূর্তে সমস্যা দেখা দিতে পারে। আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্পে থাকলে, ফাইল ব্যাকআপের জন্য পরিকল্পনা করা ভাল। আপনি আপনার ডেটা হারাতে চান না, এই কারণেই Excel AutoSave বা AutoRecover টাইমারগুলি সর্বনিম্ন সেট করা উচিত।

এখানে আপনি কিভাবে অটোসেভ এবং অটোরিকভার টাইমার পরিবর্তন করতে পারেন (এক্সেলের যেকোনো সংস্করণের জন্য একই পথ একই):

1. আপনার কম্পিউটারে এক্সেল খুলুন।
2. স্ক্রিনের উপরের বাম কোণে ফাইল মেনুতে ক্লিক করুন।

   

3. ড্রপডাউন মেনু থেকে বিকল্প নির্বাচন করুন।
4. বাম দিকে Save ট্যাবে ক্লিক করুন।

   

5. আপনি ফাইল ফরম্যাট বেছে নিতে পারেন এবং এখানে AutoSave/AutoRecover অপশন সক্রিয় বা নিষ্ক্রিয় করতে পারেন। নিশ্চিত করুন যে অটোসেভ/অটোরিকভারের পাশের চেকবক্সটি চিহ্নিত করা আছে, সেইসাথে নীচের একটি - "শেষ স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষিত সংস্করণটি রাখুন যদি আমি সংরক্ষণ না করেই বন্ধ করি।"
6. কত ঘন ঘন অটোসেভ বা অটোরিকভার তথ্য সংরক্ষণ করবে তা নির্দিষ্ট করুন (1 থেকে 120 পর্যন্ত একটি সংখ্যা লিখুন, সময়টি মিনিটে পরিমাপ করা হয়)।

ডেটা হারাবেন না

আপনি ঘন্টার পর ঘন্টা কাজ করেছেন এমন একটি এক্সেল ফাইল হারানো একটি দুঃস্বপ্ন। এটা প্রত্যেকেরই ঘটেছে, অন্তত একবার। এটি নিয়ে আপনাকে আর চিন্তা করতে হবে না, শুধু অটোসেভ এবং অটোরিকভার সক্ষম করুন এবং আপনি নিরাপদ থাকবেন।

অটোরিকভার টাইমারটি 1 মিনিটের মতো কম সেট করা যেতে পারে, শুধু মনে রাখবেন এটি আপনার এক্সেল কর্মক্ষমতা প্রভাবিত করতে পারে। তবুও, আপনি সম্ভবত পার্থক্যটি লক্ষ্য করবেন না। এই বৈশিষ্ট্যটি উপেক্ষা করার জন্য খুব উপকারী।

অটোরিকভার এবং অটোসেভের জন্য আপনার টাইমার কীভাবে সেট করা হয়েছে? আপনি কি কখনও এই বৈশিষ্ট্য প্রয়োজন ছিল? মন্তব্য বিভাগে আমাদের জানান, আমরা আপনার কাছ থেকে শুনে খুশি।