9 এর মধ্যে 1 চিত্র
যখন প্রতিদিনের নথিপত্রগুলি বের করার কথা আসে, তখন খুব কমই Word's Home ট্যাবের বাইরে উদ্যোগ নেওয়ার প্রয়োজন হয়। কিন্তু ইন্টারফেসের মধ্যে আটকে থাকা, আবিষ্কৃত হওয়ার অপেক্ষায় প্রচুর অতিরিক্ত সরঞ্জাম রয়েছে। এই বৈশিষ্ট্যগুলি সত্যিই "গোপন" নয়, কিন্তু অনেক ব্যবহারকারী সেগুলি খুঁজে পান না - এবং তারা আপনার যথেষ্ট সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচাতে পারে৷
নীচে আমরা Word-এ আমাদের শীর্ষ 20টি সহজে উপেক্ষা করা বৈশিষ্ট্যগুলির রূপরেখা দিচ্ছি। তাদের মধ্যে অনেকেই এক দশক বা তারও বেশি সময় ধরে ওয়ার্ডে রয়েছেন এবং Word XP এবং Word 2003 এর মেনুতে পাওয়া যাবে, কিন্তু আমরা Word 2007 এবং তার উপরের রিবন ইন্টারফেসের উপর ফোকাস করব, যা সর্বোপরি, সাহায্য করার জন্য উদ্ভাবিত হয়েছিল। ব্যবহারকারীরা সফ্টওয়্যারটির আরও রহস্যময় বৈশিষ্ট্যগুলি খুঁজে পান।
1. অনুরূপ বিন্যাস নির্বাচন করুন
একটি আদর্শ বিশ্বে, আপনার নথির প্রতিটি উপাদানের জন্য একটি শৈলী বরাদ্দ করা হবে। কিন্তু আপনি যদি স্থানীয় বিন্যাসের উপর নির্ভর করে থাকেন, তাহলেও বিশ্বব্যাপী পরিবর্তন করা সহজ। হোম ট্যাবের একেবারে ডানদিকে সম্পাদনা বিভাগে, "একই রকম বিন্যাস সহ সমস্ত পাঠ্য নির্বাচন করুন" এর সুবিধাজনক বিকল্প রয়েছে৷ এটি আপনাকে সহজেই আপনার সমস্ত অ্যাডহক শিরোনাম, ক্যাপশন এবং আরও অনেক কিছু একসাথে হাইলাইট করতে দেয় এবং তাদের চেহারাকে এককভাবে পরিবর্তন করতে দেয় – অথবা ভবিষ্যতে সহজ পরিচালনার জন্য একটি শৈলী প্রয়োগ করতে দেয়৷
2. ক্লিপবোর্ড প্যানেল
ক্লিপবোর্ড প্যানেল আপনার ক্লিপবোর্ডে একবারে একাধিক উপাদান রাখার একটি সুবিধাজনক উপায় অফার করে। এটি খুলতে হোম ট্যাবের ক্লিপবোর্ড বিভাগের মধ্যে ছোট পপ-আউট আইকনে ক্লিক করুন। 24টি পর্যন্ত সাম্প্রতিক কাট এবং কপি অপারেশনগুলি মনে রাখা হয় এবং আপনি সন্নিবেশ বিন্দুতে পেস্ট করতে সেগুলির যেকোনো একটিতে ক্লিক করতে পারেন৷ ক্লিপবোর্ড প্যানেল কখন প্রদর্শিত হবে তা নীচের বিকল্প ড্রপডাউন আপনাকে নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়; একটি বিকল্প হল আপনি যখন Ctrl+C দুইবার চাপবেন তখন এটি প্রদর্শিত হবে।
3. অনুবাদ করুন
শব্দের পর্যালোচনা | অনুবাদ ফাংশন আপনার নথির পাঠ্য Microsoft অনুবাদক ওয়েব পৃষ্ঠায় পাঠায় এবং একটি ব্রাউজার উইন্ডোতে একটি অনুবাদ প্রদর্শন করে। Word 2010 এবং 2013-এ, আপনি Review | সক্রিয় করতে পারেন অনুবাদ | মিনি ট্রান্সলেটর, যেটি একটি ভুতুড়ে টুলটিপ উপস্থাপন করে যখন আপনি পাঠ্যের একটি নির্বাচিত প্যাসেজের উপর হোভার করেন; আপনার নির্বাচিত ভাষায় একটি পপ-আপ অনুবাদ দেখতে এটিতে আপনার পয়েন্টারটি সরান। বেছে নেওয়ার জন্য কয়েক ডজন ভাষা রয়েছে: অনুবাদ ড্রপডাউন থেকে অনুবাদ ভাষা চয়ন করে সেগুলি ব্রাউজ করুন।
4. কার্নিং
পেশাদার ডেস্কটপ প্রকাশনা সফ্টওয়্যার কার্নিংকে সমর্থন করে - পাঠ্যটিকে আরও নান্দনিকভাবে আনন্দদায়ক করতে অক্ষরের মধ্যে ব্যবধানের নির্বাচনী সমন্বয়। ওয়ার্ড ডিফল্টরূপে এটি করে না, তবে হোম ট্যাবের ফন্ট বিভাগে পপ-আউট আইকনে ক্লিক করে এবং "ফন্টের জন্য কার্নিং" লেবেলযুক্ত বাক্সে টিক দিয়ে এটি চালু করা যেতে পারে; ডানদিকে বাক্সে একটি ন্যূনতম পয়েন্ট সাইজ লিখুন। আপনি যদি ছোট ফন্টগুলিতে কার্নিং ব্যবহার করেন তবে, অক্ষরগুলি একসাথে চলতে দেখা যেতে পারে, যা পাঠযোগ্যতা হ্রাস করে।
সহজে অ্যাক্সেসের জন্য CTRL+D কীবোর্ড শর্টকাট, অথবা Mac-এ CMD+D ব্যবহার করুন। আপনি যে সংস্করণটি ব্যবহার করছেন তা নির্বিশেষে এই শর্টকাটটি আপনাকে সরাসরি ফন্ট স্ক্রিনে নিয়ে যাবে। যারা Word 2007 বা তার আগে চালাচ্ছে তাদের ক্যারেক্টার স্পেসিং বিকল্পটি পরীক্ষা করতে হবে। আপনি যদি পরবর্তী সংস্করণ চালাচ্ছেন, উপরে দেখানো হিসাবে পপ-আপ উইন্ডোর শীর্ষে 'উন্নত' ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
5. চার্ট সন্নিবেশ করান
আপনি যদি আপনার নথিতে একটি এক্সেল চার্ট অন্তর্ভুক্ত করতে চান তবে আপনাকে Word ছেড়ে যেতে হবে না। সন্নিবেশ নির্বাচন করা হচ্ছে | Word-এ চার্ট একটি ক্ষুদ্রাকৃতির এক্সেল ভিউ খুলবে, যেখানে আপনি আপনার ডেটা সম্পাদনা বা আমদানি করতে পারবেন। আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে শুধু এক্সেল উইন্ডো বন্ধ করুন - এটি Word এর মধ্যে চার্ট আকারে উপস্থাপন করা হবে। ওয়ার্ড উইন্ডোর শীর্ষে, চার্ট টুলস ট্যাবগুলি আপনাকে আপনার চার্টের নকশা এবং চেহারার উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ দেয়, তাই ম্যানুয়ালি এক্সেল চালু করার প্রয়োজন নেই।
6. স্মার্টআর্ট
স্মার্টআর্ট আপনাকে পিরামিড সংস্থা, চক্র, শ্রেণিবিন্যাস, ম্যাট্রিক্স এবং আরও অনেক কিছুর জন্য প্রায় 200টি পূর্ব-পরিকল্পিত লেআউটের মাধ্যমে প্রক্রিয়া এবং সম্পর্ক চিত্রিত করতে সহায়তা করে। Word-এ এটি ব্যবহার করতে, শুধু Insert | এ ক্লিক করুন SmartArt এবং একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করুন। তারপরে প্রদর্শিত ফ্লোটিং প্যানেলে আপনার লেবেলগুলি টাইপ করুন এবং স্মার্টআর্টের আকার পরিবর্তন করতে হ্যান্ডলগুলি টেনে আনুন৷ আপনি যদি এটি আপনার নথির উপর ভাসতে চান, তাহলে আপনি একটি পাঠ্যবক্স তৈরি করে সহজেই এটি অর্জন করতে পারেন (ঢোকান | পাঠ্য বাক্সের মাধ্যমে) এবং আপনার স্মার্টআর্ট এর ভিতরে রেখে।
7. স্ক্রিনশট ঢোকান
আপনি যদি একটি টিউটোরিয়াল লিখছেন - অথবা আপনি অন্য প্রোগ্রাম থেকে আপনার নথিতে একটি চিত্র অন্তর্ভুক্ত করার সহজ উপায় চান - আপনি সন্নিবেশ করুন নির্বাচন করে উইন্ডোজ ডেস্কটপের একটি এলাকা দখল করতে পারেন স্ক্রিনশট; ড্রপডাউন মেনু আপনাকে সরাসরি কোনো খোলা উইন্ডোকে ইমেজ হিসেবে আমদানি করতে দেয়। বিকল্পভাবে, আপনি মাউস দিয়ে একটি আয়তক্ষেত্র টেনে আনতে এবং স্ক্রীনের একটি কাস্টমাইজড এলাকা ক্যাপচার করতে স্ক্রিন ক্লিপিং বিকল্পটি নির্বাচন করতে পারেন।
8. দ্রুত অংশ ঢোকান
ব্যবসাগুলিকে প্রায়ই চিঠি এবং নথি তৈরি করতে হয় যাতে স্ট্যান্ডার্ড উপাদান বা অনুচ্ছেদ থাকে, যেমন ঠিকানা। Word এর AutoText বৈশিষ্ট্য সাহায্য করতে পারে। পাঠ্যের একটি প্যাসেজ নির্বাচন করুন, তারপর সন্নিবেশ | দ্রুত অংশ | অটোটেক্সট | অটোটেক্সট গ্যালারিতে নির্বাচন সংরক্ষণ করুন। আপনি এখন সেই পাঠ্যটিকে সন্নিবেশ | দ্রুত অংশ | অটোটেক্সট মেনু। আপনি আপনার কোম্পানির নাম এবং ইমেল ঠিকানার মতো উপাদানগুলির জন্য দ্রুত অংশগুলি সেট আপ করতে পারেন এবং বিল্ডিং ব্লক অর্গানাইজারে আপনি দ্রুত-অ্যাক্সেস টেমপ্লেট এবং অবজেক্টগুলিও সেট আপ করতে পারেন৷
মনে রাখবেন যে এই বিকল্পটি লেখার সময় ম্যাক ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ নয়।
9. হাইফেনেশন
বিজোড় শব্দটিকে দুটি লাইন জুড়ে ছড়িয়ে দেওয়ার অনুমতি দেওয়া আপনার নথির চেহারা উন্নত করতে পারে। এটি আপনার ডান মার্জিনকে খুব বেশি র্যাগড হওয়া থেকে রক্ষা করতে পারে বা, সম্পূর্ণ ন্যায়সঙ্গত পাঠ্যে, এটি প্রতিটি শব্দের মধ্যে সাদা স্থানের বড় "দ্বীপগুলি" উপস্থিত হওয়া থেকে বিরত রাখতে পারে। শব্দ স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োজন অনুসারে শব্দগুলিকে হাইফেনেট করতে পারে, তবে বৈশিষ্ট্যটি ডিফল্টরূপে বন্ধ থাকে: এটি সক্ষম করতে, পৃষ্ঠা লেআউট ট্যাবে যান এবং হাইফেনেশন | স্বয়ংক্রিয়।
10. লাইন সংখ্যা
আপনি যদি কোড, আইনি নথি বা এমনকি কবিতার উল্লেখ করে থাকেন, তাহলে সহজ রেফারেন্সের জন্য আপনি আপনার লাইনগুলি নম্বর দিতে চাইতে পারেন। শব্দের সংখ্যাযুক্ত-তালিকা টুলটি ইন্ডেন্টেশন সেটিংস প্রয়োগ করে যা আপনি যা চান তা নাও হতে পারে: পৃষ্ঠা বিন্যাস নির্বাচন করুন | পরিবর্তে লাইন নম্বর এবং Word নথির মার্জিনে পরিচ্ছন্ন নম্বর প্রয়োগ করবে। ডিফল্টরূপে, পুরো নথিতে লাইন নম্বর প্রয়োগ করা হয়, কিন্তু আপনি লাইন নম্বর | "বর্তমান অনুচ্ছেদের জন্য দমন করুন"।
11. ডিজিটাল স্বাক্ষর
একটি ডিজিটাল নথি একটি খাঁটি আসল কিনা তা সর্বদা স্পষ্ট নয়। একটি ব্যক্তিগত এনক্রিপশন কী দিয়ে একটি নথিতে স্বাক্ষর করতে, ফাইল ট্যাবে যান (বা Word 2007-এ orb), প্রোটেক্ট ডকুমেন্ট নির্বাচন করুন এবং "একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর যোগ করুন" নির্বাচন করুন; আপনার স্বাক্ষর যোগ করার আগে আপনাকে নথিটি সংরক্ষণ করার জন্য অনুরোধ করা হবে। নথিটি পরিবর্তন করা হলে স্বাক্ষরটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাতিল হয়ে যাবে, তাই এর উপস্থিতি সত্যতার গ্যারান্টি। আপনি যদি অন্য কাউকে একটি নথিতে স্বাক্ষর করার জন্য আমন্ত্রণ জানাতে চান, তাহলে সন্নিবেশ ট্যাবে যান এবং, পাঠ্য বিভাগের মধ্যে, স্বাক্ষর লাইন নির্বাচন করুন।
12. জলছাপ
আপনি যখন কোনও নথির খসড়া প্রচার করছেন বা কোনও কাজের সহকর্মীর সাথে ব্যক্তিগত কিছু শেয়ার করছেন, তখন পৃষ্ঠাটিকে ওয়াটারমার্ক করতে সক্ষম হওয়া দরকারী যাতে আপনি এক নজরে দেখতে পারেন এটি কী ধরণের নথি। ওয়াটারমার্ক ড্রপডাউন, পৃষ্ঠা লেআউট ট্যাবের অধীনে, আপনাকে দুটি ক্লিকে "খসড়া", "গোপনীয়" বা "জরুরী" বলে একটি বড় ধূসর জলছাপ যোগ করতে দেয়৷ আপনার নিজস্ব টেক্সট বা একটি ছবি রাখতে কাস্টম ওয়াটারমার্ক নির্বাচন করুন।
ম্যাক ব্যবহারকারীদের ওয়াটারমার্ক বিকল্পটি অ্যাক্সেস করতে তাদের কম্পিউটার স্ক্রিনের শীর্ষে 'ঢোকান' ট্যাবটি ব্যবহার করতে হবে।
13. উদ্ধৃতি
একাডেমিক কাজের জন্য, Word আপনাকে আপনার উদ্ধৃতিগুলি পরিচালনা করতেও সাহায্য করতে পারে। রেফারেন্স ট্যাবে, আপনি উত্স পরিচালনা করার জন্য একটি বোতাম পাবেন; এখানে, আপনি উল্লেখ করা প্রতিটি কাজের বিশদ বিবরণ লিখতে পারেন, তারপর সন্নিবেশ করা উদ্ধৃতি ড্রপডাউনে ক্লিক করে তাদের উল্লেখ সন্নিবেশ করতে পারেন। আপনি APA এবং MLA মান সহ 14টি স্বীকৃত শৈলী থেকে একটি উদ্ধৃতি বিন্যাস চয়ন করতে পারেন এবং শেষে, আপনি এক ক্লিকে একটি গ্রন্থপঞ্জি তৈরি করতে পারেন।
14. ম্যাক্রো
অফিসের স্ক্রিপ্টিং ইন্টারফেসটি অত্যাধুনিক, অন্তত বলতে গেলে, তবে আপনি যদি একটি সহজ, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে চান তবে কোডের একটি লাইন টাইপ করার দরকার নেই। ভিউ ট্যাবে, ম্যাক্রো ড্রপডাউনে ক্লিক করুন এবং রেকর্ড ম্যাক্রো নির্বাচন করুন। খোলা ডায়ালগে, একটি বোতাম বা কীবোর্ড শর্টকাট চয়ন করুন (আপনার পছন্দ নিশ্চিত করতে অ্যাসাইন ক্লিক করতে ভুলবেন না); তারপর আপনি স্বয়ংক্রিয় করতে চান টাস্ক সঞ্চালন. আপনার হয়ে গেলে, ড্রপডাউনে ফিরে যান এবং রেকর্ডিং বন্ধ করুন নির্বাচন করুন। এখন আপনার নির্বাচিত বোতাম বা কী সংমিশ্রণ যেকোন সময় টিপলে আপনার রেকর্ড করা ক্রিয়াকলাপের পুনরাবৃত্তি হবে।
15. রূপরেখা দেখুন
আপনি যদি একটি বড় প্রকল্পের জন্য Word ব্যবহার করেন, যেমন একটি কলেজ গবেষণামূলক বা একটি উপন্যাস, এটি দস্তাবেজটিকে বিভাগ এবং উপধারায় ভাগ করা সহায়ক হতে পারে। ভিউ এ যান | একটি শ্রেণীবিন্যাস প্রদর্শন অ্যাক্সেস করার জন্য রূপরেখা যা আপনাকে শিরোনামগুলিকে মার্ক আপ করতে এবং তাদের অধীনে বডি টেক্সটটি সঙ্কুচিত করতে দেয়; এটি আপনাকে আপনার নথির একটি পরিষ্কার ওভারভিউ দেয়, যা অনায়াসে চারপাশে অংশগুলি সরিয়ে পুনর্গঠিত করা যেতে পারে। আপনি একটি মাস্টার প্রজেক্টে একাধিক নথি সংগ্রহ করতে পারেন: সাব ডকুমেন্ট আমদানি বা তৈরি করতে আউটলাইনিং ট্যাবের মাস্টার ডকুমেন্ট বিভাগে ডকুমেন্ট দেখান ক্লিক করুন।
16. পৃষ্ঠার রঙ
আপনি যদি আপনার নথিটিকে আলাদা করতে চান তবে আপনি পৃষ্ঠা লেআউট | ব্যবহার করতে পারেন৷ একটি ব্যাকগ্রাউন্ড ওয়াশ প্রয়োগ করতে পেজ কালার ড্রপডাউন; Fill Effects নির্বাচন করুন এবং আপনি প্যাটার্ন এবং টেক্সচার যোগ করতে পারেন। আপনার নথির সমস্ত পৃষ্ঠাগুলিতে পূরণ এবং নিদর্শনগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ করা হয়৷ এছাড়াও, যদিও আপনি সেগুলিকে পর্দায় দেখতে পাচ্ছেন, তবে সেগুলি প্রিন্ট করা হয়নি, তাই তারা আপনার হার্ড কপিগুলির পঠনযোগ্যতায় হস্তক্ষেপ করবে না৷
কিছু ব্যবহারকারী মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের সংস্করণ এবং আপনি যে সিস্টেমটি ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে 'ডিজাইন' ট্যাবের অধীনে পৃষ্ঠার রঙ নির্বাচন খুঁজে পেতে পারেন।
17. সূচক সন্নিবেশ করান
দীর্ঘ কাজের জন্য একটি তৃতীয় দরকারী বৈশিষ্ট্য হল স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি সূচক তৈরি করার ক্ষমতা। এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করার জন্য, আপনাকে প্রথমে প্রাসঙ্গিক শব্দ বা বাক্যাংশ নির্বাচন করে পাঠ্যের মধ্যে আপনার রেফারেন্সগুলি চিহ্নিত করতে হবে, তারপরে রেফারেন্স | সূচক সন্নিবেশ করান। আপনি যখন আপনার সমস্ত হেডওয়ার্ডস মার্ক আপ করেছেন, তখন একটি সূচী তৈরি করতে ইনসার্ট ইনডেক্সে ক্লিক করুন। এতে আপনার চিহ্নিত উদাহরণগুলির উল্লেখ থাকবে এবং সেগুলি প্রদর্শিত পৃষ্ঠা নম্বরগুলির স্ব-আপডেট করার লিঙ্ক থাকবে৷
18. নথি একত্রিত করুন এবং তুলনা করুন
শব্দ স্বয়ংক্রিয়ভাবে দুটি নথির তুলনা বা একত্রিত করতে পারে: আপনি পর্যালোচনা | এর অধীনে টুলটি পাবেন তুলনা করা. আপনি যদি কাজটি নিজে করতে পছন্দ করেন তবে দেখুন | ক্লিক করুন পাশাপাশি দেখুন; এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নথিগুলিকে একে অপরের পাশে অভিন্ন জুম ফ্যাক্টরগুলিতে স্থাপন করবে, যাতে আপনি সহজেই তাদের মধ্যে পিছনে দেখতে পারেন। আপনি যদি সিঙ্ক্রোনাস স্ক্রোলিং বোতামটি ক্লিক করেন, আপনি কার্সারটি চারপাশে সরাতে বা স্ক্রোল বারটি টেনে আনলে তারা লক-স্টেপে উপরে এবং নীচে স্ক্রোল করবে।
19. নথি পরিদর্শক
প্রেস অফিসার এবং বেসামরিক কর্মচারীরা অতীতে তাদের মেটাডেটাতে এমবেড করা সংবেদনশীল তথ্য সহ নথি বিতরণের জন্য নিজেদেরকে গরম জলে নামিয়েছেন, বা Word's Track Changes বিকল্পের মাধ্যমে পুনরুদ্ধারযোগ্য। একই ভুল করবেন না: ফাইল ট্যাবের অধীনে তথ্য বিভাগে (অথবা অফিস 2007-এ Orb), আপনি "ভাগ করার জন্য প্রস্তুত" ড্রপডাউনের অধীনে বিকল্পগুলির একটি নির্বাচন পাবেন যা আপনাকে লুকানো তথ্য পরীক্ষা করতে দেয় (এবং Word এর অন্যান্য সংস্করণের সাথে সামঞ্জস্য নিশ্চিত করুন)।
20. পটি কাস্টমাইজ করুন
রিবন ইন্টারফেসটি অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য অফিস 2003 ইন্টারফেসের চেয়ে আরও স্থিতিশীল হওয়ার জন্য ডিজাইন করা হয়েছিল। যাইহোক, যদি আপনি ফাইল নির্বাচন করেন | বিকল্প | রিবন কাস্টমাইজ করুন, আপনি এতে নতুন ফাংশন যোগ করতে পারেন এবং যেগুলি আপনি দেখতে চান না তা সরিয়ে ফেলতে পারেন। আপনি এমন বৈশিষ্ট্যগুলি যোগ করতে পারেন যা সাধারণত প্রকাশ করা হয় না - "কমান্ডগুলি রিবনে নেই" এর একটি সহায়ক নির্বাচন রয়েছে - এবং এমনকি আপনার নিজস্ব ট্যাব তৈরি করতে পারেন৷ যদি এটি খুব জটিল হয়, আপনি দ্রুত অ্যাক্সেস টুলবারটি কাস্টমাইজ করতে পারেন যা স্ক্রিনের শীর্ষে প্রদর্শিত হয় তার ডান প্রান্তে ছোট ড্রপডাউন তীরটি ব্যবহার করে।
