গুগল শীট মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের অনুরূপ। যদিও এটি সরাসরি Microsoft-এর লিগ্যাসি অ্যাপ্লিকেশানের প্রতিটি বৈশিষ্ট্যের সাথে প্রতিদ্বন্দ্বিতা করতে পারে না, তবুও শীট একটি শক্তিশালী স্প্রেডশীট টুল হিসাবে ধারণ করে যা বাজেটের ভারসাম্য, সমীকরণ সম্পাদন করতে এবং রিয়েল-টাইমে ডেটার ট্র্যাক রাখতে সক্ষম।
Excel এর অনেক বৈশিষ্ট্য শীট-এর ভিতরে প্রতিলিপি করা বা মিরর করা হয়েছে, যা Microsoft-এর উৎপাদনশীলতা স্যুট থেকে Google-এর নিজস্ব অফারগুলিতে পরিবর্তন করা সহজ করে তোলে। বেসিক স্প্রেডশীট সহ ব্যবহারকারীরা (কাস্টম ম্যাক্রো বা ডিজাইনের উপাদানগুলি ছাড়াই) প্রকৃতপক্ষে কোনও সমস্যা বা ত্রুটি ছাড়াই সরাসরি তাদের এক্সেল ফাইলগুলিকে শীটে আমদানি করতে পারে।
স্প্রেডশীট ব্যবহারকারীদের একটি সমস্যা হল যে একাধিক উত্স থেকে ডেটা আমদানি এবং সংযোজন করার প্রক্রিয়াতে (স্প্রেডশীটগুলি দুর্দান্ত কাজগুলির মধ্যে একটি), এলোমেলো খালি ঘর, সারি এবং কলামগুলি উপস্থিত হওয়া মোটেও অস্বাভাবিক নয়। নথির ভিতরে। যদিও এই সমস্যাটি ছোট পত্রকগুলিতে পরিচালনা করা যায়, যেখানে আপনি কেবল ম্যানুয়ালি সারিগুলি মুছতে পারেন, এটি বড় নথিতে ক্রপ করার সময় এটি একটি বিশাল সমস্যা।
যাইহোক, যদি আপনি সঠিক পদক্ষেপগুলি জানেন তবে এই ফাঁকা স্থানগুলি সরানো দ্রুত এবং সহজ। এই নিবন্ধে, আমি আপনাকে দেখাব কিভাবে একটি স্বয়ংক্রিয় ফিল্টার ব্যবহার করে আপনার Google পত্রক নথিতে সমস্ত খালি সারি এবং কলামগুলি সরাতে হয়।
সহজ পদ্ধতি
আপনি যদি আপনার সামগ্রীর নীচের সমস্ত খালি সারিগুলি মুছে ফেলার চেষ্টা করেন তবে আপনি করতে পারেন। সমস্ত খালি কলামগুলি থেকে পরিত্রাণ পেতে আপনি যে সারি দিয়ে শুরু করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন এবং নিম্নলিখিত কীবোর্ড কমান্ডগুলি ব্যবহার করুন:
আপেল - কমান্ড + শিফট + ডাউন অ্যারো
পিসি - কন্ট্রোল + শিফট + ডাউন অ্যারো
একবার আপনি এটি সম্পন্ন করলে আপনি লক্ষ্য করবেন পুরো শীটটি হাইলাইট করা হয়েছে। রাইট-ক্লিক করুন এবং সমস্ত সারি মুছে ফেলার বিকল্পটি নির্বাচন করুন। আপনার সমাপ্ত পণ্য এই মত দেখাবে:
আপনি আপনার ডেটার ডানদিকে থাকা সমস্ত কলামের জন্যও একই কাজ করতে পারেন। উপরের মত একই কমান্ড ব্যবহার করে, ডান তীর ব্যবহার করুন, সমস্ত কলাম হাইলাইট করুন, ডান-ক্লিক করুন এবং মুছুন। এটি অনেক ক্লিনার লুকিং ডেটাশীট ছেড়ে দেয়।
অটো-ফিল্টার ব্যবহার করে
একটি অটোফিল্টার সেট আপ করা হচ্ছে
সহজভাবে করা; একটি স্বয়ংক্রিয়-ফিল্টার আপনার এক্সেল কলামগুলির মধ্যে মানগুলি নেয় এবং প্রতিটি ঘরের বিষয়বস্তুর উপর ভিত্তি করে নির্দিষ্ট ফিল্টারে পরিণত করে—অথবা এই ক্ষেত্রে, এর অভাব।
যদিও মূলত এক্সেল 97-এ প্রবর্তন করা হয়েছিল, অটো-ফিল্টার (এবং সাধারণভাবে ফিল্টার) স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলির একটি বিশাল অংশ হয়ে উঠেছে, যদিও ব্যবহারকারীদের সংখ্যা অল্প সংখ্যক যারা তাদের সম্পর্কে জানেন এবং ব্যবহার করেন।
স্বয়ংক্রিয়-ফিল্টার ফাংশনটি বিভিন্ন বাছাই পদ্ধতির জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। প্রকৃতপক্ষে, তারা আপনার স্প্রেডশীটের নীচে বা শীর্ষে সমস্ত খালি কক্ষগুলিকে সাজাতে এবং ধাক্কা দেওয়ার জন্য যথেষ্ট শক্তিশালী।
- স্প্রেডশীটটি খোলার মাধ্যমে শুরু করুন যাতে খালি সারি এবং কলাম রয়েছে যা আপনি আপনার নথি থেকে সরাতে চান।
- ডকুমেন্টটি ওপেন হয়ে গেলে, আপনার স্প্রেডশীটের একেবারে উপরে একটি নতুন সারি যোগ করুন। প্রথম কক্ষে (A1), আপনি আপনার ফিল্টারের জন্য যে নামটি ব্যবহার করতে চান তা টাইপ করুন। আমরা যে ফিল্টারটি তৈরি করতে যাচ্ছি তার জন্য এটি হেডার সেল হবে।
- নতুন সারি তৈরি করার পরে, Google পত্রকের ভিতরে কমান্ড সারিতে ফিল্টার আইকনটি খুঁজুন। এটি নীচে চিত্রিত করা হয়েছে; এটির সাধারণ চেহারা একটি উলটো-ডাউন ত্রিভুজের মতো, যার নিচের দিকে একটি মার্টিনি গ্লাসের মতো একটি রেখা প্রবাহিত হয়।
এই বোতামটি ক্লিক করলে একটি ফিল্টার তৈরি হবে, যা ডিফল্টরূপে প্যানেলের বাম দিকে সবুজ রঙে আপনার কয়েকটি কক্ষকে হাইলাইট করবে। যেহেতু আমরা এই ফিল্টারটিকে আমাদের নথির সম্পূর্ণ অংশে প্রসারিত করতে চাই, তাই ফিল্টার আইকনের পাশের ছোট ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন। এখানে, আপনি আপনার ফিল্টার পরিবর্তন করার জন্য বেশ কয়েকটি বিকল্প দেখতে পাবেন। তালিকার শীর্ষে, নির্বাচন করুন "নতুন ফিল্টার ভিউ তৈরি করুন।"
আপনার ফিল্টারের পরামিতি সন্নিবেশ করার জন্য একটি এন্ট্রি পয়েন্ট সহ আপনার Google পত্রক প্যানেলটি প্রসারিত করবে এবং একটি গাঢ় ধূসর রঙ করবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ নয় যে আপনি প্রতিটি একক কলাম অন্তর্ভুক্ত করেছেন, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার নথিতে প্রতিটি সারি এবং কলাম অন্তর্ভুক্ত করেছেন যাতে ফাঁকা স্থান রয়েছে। নিরাপদে থাকার জন্য, আপনি আপনার নথির সম্পূর্ণ ফিল্টার কভার রাখতে পারেন। আপনার নথিতে এটি ইনপুট করতে, A1:G45 এর মত কিছু টাইপ করুন, যেখানে A1 হল প্রারম্ভিক সেল এবং G45 হল শেষ সেল। এর মধ্যে প্রতিটি ঘর আপনার নতুন ফিল্টারে নির্বাচন করা হবে।
ফাঁকা কোষ সরাতে অটোফিল্টার ব্যবহার করা
এই পরবর্তী বিটটি কিছুটা অদ্ভুত বলে মনে হতে পারে কারণ এটি আপনার ডেটাকে এমনভাবে সরানো এবং পুনর্গঠন করবে যা সর্বোত্তম এবং সবচেয়ে খারাপ সময়ে ধ্বংসাত্মক বলে মনে হয়।
একবার আপনার ফিল্টার নির্বাচন করা হয়ে গেলে, আপনার স্প্রেডশীটের A1 কলামের সবুজ ট্রিপল-লাইন আইকনে ক্লিক করুন যেখানে আপনি আগে একটি শিরোনাম সেট করেছেন। এই মেনু থেকে "Sort A-Z" নির্বাচন করুন। আপনি আপনার ডেটা বর্ণানুক্রমিক ক্রমানুসারে স্থানান্তরিত দেখতে পাবেন, সংখ্যা দিয়ে শুরু এবং অক্ষর দ্বারা অনুসরণ করুন।
ফাঁকা স্থানগুলি, ইতিমধ্যে, আপনার স্প্রেডশীটের নীচে ঠেলে দেওয়া হবে৷ আপনার স্প্রেডশীট কলামটি কলাম দ্বারা অবলম্বন করা চালিয়ে যান যতক্ষণ না আপনার ফাঁকা কক্ষগুলি প্রদর্শনের নীচে সরানো হয় এবং আপনার কাছে Google পত্রকের শীর্ষে প্রদর্শিত ডেটার একটি শক্ত ব্লক থাকে৷ এটি সম্ভবত আপনার ডেটাকে একটি বিভ্রান্তিকর, অপঠনযোগ্য জগাখিচুড়ি করে তুলবে—চিন্তা করবেন না, শেষ পর্যন্ত এটি সব কাজ করবে।
আপনার ফাঁকা কোষ মুছে ফেলা হচ্ছে
একবার আপনার ফাঁকা কক্ষগুলি আপনার স্প্রেডশীটের নীচে সরানো হয়ে গেলে, সেগুলিকে মুছে ফেলা অন্য যেকোন সেল মুছে ফেলার মতোই সহজ৷ হাইলাইট করতে আপনার মাউস ব্যবহার করুন এবং আপনার স্প্রেডশীটের ফাঁকা ঘরগুলি নির্বাচন করুন যা নথির নীচে সরানো হয়েছে।
ফাঁকা কক্ষের সংখ্যা এবং আপনার স্প্রেডশীটের কাজের ক্ষেত্রের উপর নির্ভর করে, আপনি আশেপাশের আরও এলাকা দেখতে আপনার ডিসপ্লে থেকে কিছুটা জুম আউট করতে চাইতে পারেন (ক্রোম সহ বেশিরভাগ ব্রাউজার আপনাকে Ctrl/Cmd ব্যবহার করে জুম করার অনুমতি দেয় এবং + এবং – বোতাম; আপনি Ctrl/Cmd চেপে ধরে রাখতে পারেন এবং আপনার মাউস বা টাচপ্যাডে স্ক্রোল হুইল ব্যবহার করতে পারেন)।
আশেপাশের ফাঁকা কক্ষ নির্বাচন করতে ক্লিক করুন এবং ধরে রাখুন এবং প্রতিটি কক্ষ জুড়ে আপনার মাউস টেনে আনুন। অথবা, নীচের এবং আপনার ডেটার ডানদিকে সমস্ত কক্ষ দ্রুত মুছে ফেলতে উপরে তালিকাভুক্ত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷
একবার হাইলাইট হয়ে গেলে, ফাঁকা কক্ষগুলি মুছতে ডান-ক্লিক করুন।
আপনার স্প্রেডশীট পুনর্গঠন
এখন আপনি আপত্তিকর ফাঁকা কক্ষগুলি সরিয়ে ফেলেছেন, আপনি আপনার স্প্রেডশীটটিকে স্বাভাবিক ক্রমে পুনরায় সাজাতে পারেন। ফিল্টারের ভিতর থেকে সেই একই ট্রিপল-লাইনযুক্ত মেনু বোতামে ক্লিক করার সময় আপনাকে শুধুমাত্র বর্ণানুক্রমিক বা বিপরীত বর্ণানুক্রমিক ক্রমে সাজানোর অনুমতি দেবে। আরেকটি সাজানোর বিকল্প আছে: আপনার অটো-ফিল্টার বন্ধ করা।
এটি করতে, পত্রকের ভিতরে অটো-ফিল্টার আইকনের পাশে ত্রিভুজ মেনু বোতামে ক্লিক করুন। এই মেনুতে, আপনি আপনার ফিল্টারের জন্য একটি বিকল্প দেখতে পাবেন (যাকে "ফিল্টার 1" বলা হয় বা আপনি যে নম্বর ফিল্টারটি তৈরি করেছেন), সেইসাথে "কোনটিই নয়" এর জন্য একটি বিকল্প দেখতে পাবেন। আপনি আগে যে ফিল্টারটি প্রয়োগ করেছিলেন তা বন্ধ করতে, এই মেনু থেকে কেবল "কোনটিই নয়" নির্বাচন করুন৷
আপনার স্প্রেডশীট জাদুর মত স্বাভাবিক অবস্থায় ফিরে আসবে কিন্তু ফাঁকা কক্ষ ছাড়াই, আপনি আগে মুছে ফেলেছেন।
কক্ষগুলি মুছে ফেলার সাথে, আপনি পুনরায় সংগঠিত করা এবং আপনার স্প্রেডশীটে ডেটা যোগ করা আবার শুরু করতে পারেন। যদি, যে কোনো কারণেই, এই পদ্ধতিটি আপনার ডেটার অব্যবস্থাপনার কারণ হয়ে দাঁড়ায়, তাহলে এটিকে উল্টানো আপনার নথির ইতিহাসে ডাইভিং করা এবং আগের কপিতে ফিরে যাওয়ার মতোই সহজ।
আপনি কপি এবং পেস্ট ফাংশনটি ব্যবহার করতে পারেন যাতে আপনার ডেটা সহজে ঘুরতে পারে, আপনার পথ অবরুদ্ধ করে এমন শত শত ফাঁকা কক্ষের সাথে মোকাবিলা না করেই। এটি একটি নিখুঁত সমাধান নয় তবে এটি আপনার নথিতে ফাঁকা কক্ষের ভরের উপরে আপনার ডেটা ঠেলে দিতে কাজ করে। এবং দিনের শেষে, একে একে সারি মুছে ফেলার চেয়ে এটি অনেক সহজ।